¿Cómo elegir el software que mejor se alinea con los objetivos de tu equipo de privacidad y que también se adapta a las características tu organización? Analicemos las necesidades de gestión de la privacidad de los diferentes tipos de organizaciones, los desafíos operativos más comunes a los que se enfrentan los equipos de privacidad y los aspectos clave que debes tener en cuenta al seleccionar una plataforma de gestión de la privacidad.
Necesidades de una plataforma de gestión de la privacidad por tipo de organización
La mayoría de las plataformas de gestión de programas de privacidad están diseñadas para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo en cuanto a nivel mundial. Sin embargo, la operacionalización del programa de privacidad en una organización puede variar considerablemente en función de su tamaño, el nivel de conciencia sobre la protección de datos, el uso de la tecnología y la propensión al riesgo. Es tan importante que una plataforma se adapte a estos aspectos como que ayude a cumplir con la legislación vigente.
Veamos más de cerca dos ejemplos de organizaciones:
Organizaciones en rápido crecimiento
Estas organizaciones de rápido crecimiento requieren que los equipos de privacidad se adapten a los contextos cambiantes y cumplan con las normas de protección de datos sin ralentizar el negocio. Los equipos de privacidad deben buscar activamente soluciones que permitan una colaboración fluida con los equipos involucrados en matria de protección de datos, ofrecer una visión inmediata de los proyectos en curso y facilitar la adaptación automática de Registros de Actividades de Tratamiento (RAT) o evaluaciones de impacto.
Las plataformas de gestión de la privacidad deben fomentar esta agilidad y servir como fuerza impulsora para acelerar los proyectos y permitir una expansión empresarial más eficiente, al tiempo que garantizan que los equipos de privacidad no se perciban como obstáculos sino como facilitadores del progreso.
Organizaciones estables de gran tamaño
Los equipos de privacidad de estas grandes organizaciones se comprometen a establecer un marco de privacidad que agilice las operaciones de privacidad complejas en toda la organización. Crear programas de privacidad sólidos y maduros que puedan mantenerse al día con la evolución del panorama regulatorio y, al mismo tiempo, respaldar procesos internos complejos no es una tarea fácil.
Las soluciones de gestión de protección de datos deben proporcionar a los equipos de privacidad capacidades que les ayuden a abordar y adaptarse a estos cambios internos y externos, a la vez que mantienen las operaciones de privacidad optimizadas, colaborativas y automatizadas.
Independientemente del tamaño de la organización, la complejidad de los procesos internos o el riesgo asumido, la evidencia es clara: el software de gestión de programas de privacidad debe ir más allá del mero cumplimiento. Necesita capacitar a los equipos de privacidad con funcionalidades que mejoren la eficiencia y superen los desafíos operativos. La optimización de las operaciones de privacidad, la creación de un marco de privacidad colaborativo y el aprovechamiento del poder de la IA dotan a los equipos de privacidad de las herramientas necesarias para ayudarlos a adaptar sus programas de privacidad con precisión a las necesidades de su organización.
Es probable que surjan varias dudas sobre el proceso de toma de decisiones, desde el esfuerzo requerido para la configuración hasta el nivel de soporte y orientación que realmente necesitas. En la siguiente sección, analizaremos los puntos problemáticos más comunes y las preguntas clave que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de gestión de la privacidad.
Los desafíos operativos más comunes que los equipos de privacidad intentan resolver con soluciones modernas
Las herramientas de software de privacidad de primera generación no están diseñadas para albergar programas de privacidad colaborativos. Se centran en cumplir los requisitos de cumplimiento y no en abordar la escala y la complejidad de los programas de privacidad actuales. Estos son los desafíos que los equipos de privacidad y protección de datos superan cuando migran a una plataforma moderna de gestión de la privacidad:
- Falta de visibilidad:
Comprender los datos personales procesados en la organización, los proveedores utilizados y los proyectos en curso ayuda a evitar las brechas de cumplimiento y los activos de protección de datos obsoletos. Y es que, los controles trimestrales o anuales basados en cuestionarios solo mitigan parcialmente el riesgo de incumplimiento.
- Procesos manuales que consumen mucho tiempo:
Cuando los registros de las actividades de tratamiento (RAT), las evaluaciones de impacto de la protección de datos o los riesgos se llevan a través de en hojas de cálculo, completarlas manualmente puede resultar tedioso y llevar mucho tiempo, no solo para el equipo de privacidad sino también para otras partes implicadas.
- Falta de entendimiento entre los equipos de privacidad, TI y negocio.
La protección de datos es un esfuerzo de equipo, pero la implementación de operaciones de privacidad eficientes requiere la colaboración entre las partes implicadas y éstas pueden interpretar los requisitos de manera diferente. Por eso es tan importante encontrar un socio que se alinee con estos puntos de vista.
- Los equipos de privacidad se consideran una carga que ralentiza las empresas.
Las evaluaciones ineficientes del impacto en la privacidad y los procesos complejos suelen provocar una falta de transparencia para tu negocio en cuanto a las iniciativas y proyectos en curso. Los equipos de privacidad luchan por generar confianza con el resto de la organización, pero a veces no cuentan con el conjunto de herramientas adecuado para hacerlo.
Al seleccionar una solución de gestión de privacidad de los datos, las organizaciones deben analizar sus desafíos organizativos y operativos. El equipo de privacidad debe contemplar tanto su propia organización como cualquier obstáculo operativo al que se pueda enfrentar. Es fundamental, por tanto, identificar los componentes fundamentales de la plataforma que facilitan a los equipos de privacidad la toma de decisiones adecuadas. Este artículo destaca tres criterios esenciales que pueden influir significativamente en el proceso de toma de decisión.
Aspectos clave en la selección de una plataforma de gestión de privacidad
En primer lugar, debes hacer las preguntas clave para definir el alcance de tu nuevo software de gestión de privacidad. Estas son las tres preguntas que todo responsable de privacidad debe hacerse antes de iniciar el proceso de investigación:
- ¿Debería la plataforma simplemente ayudar con cumplimiento manual? Para las organizaciones pequeñas y medianas, un poco de ayuda con sus tareas manuales de cumplimiento normativo diarias podría ser suficiente. Sin embargo, para las empresas medianas y grandes y las empresas en expansión, este soporte manual no les ayudará a adquirir la agilidad adecuada en materia de protección de datos y cumplimiento.
- ¿Debería proporcionar automatizaciones? No todas las soluciones de software que existen ofrecen automatizaciones, este es un punto crítico que debes evaluar y aclarar antes de considerar una solución. Entre otras ventajas, las automatizaciones de privacidad agilizan los procesos de gestión, mejoran las medidas de protección de datos y ayudan a identificar posibles infracciones.
- ¿Debería promover la colaboración en toda la organización?
Fomentar la colaboración en la gestión de la privacidad va más allá del mero cumplimiento normativo. Mejora la eficiencia operativa, mejora la gestión de riesgos, garantiza la seguridad de los datos y promueve la visibilidad y la confianza en toda la organización. Además, la colaboración fomenta la innovación y la adaptabilidad, lo que permite a los equipos de privacidad navegar con eficacia por las cambiantes normativas, amenazas y tecnologías.
Una vez tengas claros tus objetivos y el alcance de tu plataforma de privacidad, estarás listo para la etapa de selección. Por lo tanto, analicemos otros puntos de control a tener en cuenta al evaluar las plataformas.
1. Plazo de implementación
Muchas plataformas de gestión de privacidad están diseñadas como soluciones de cumplimiento a gran escala y su configuración puede tardar meses. Con las configuraciones complejas y la automatización que solo pueden gestionar los equipos técnicos, es probable que gastes más tiempo y dinero en asesoramiento o soporte de expertos externos para ayudarte en el proceso de implementación.
Elegir un software de privacidad que ofrezca procesos rápidos de configuración y migración, junto con asistencia integrada, no solo significa que podrás ver los resultados al instante sino que también evitarás el coste inesperado de recursos adicionales.
En TrustWorks, ofrecemos servicios de configuración y migración asistidos sin ningún compromiso. Nuestro proceso simplificado, junto con la asistencia de nuestros expertos, significa que puedes comenzar a disfrutar de los beneficios de la plataforma desde el primer día. Nuestro servicio de migración gratuito te permite experimentar operaciones de gobernanza y privacidad simplificadas, que incluyen Solicitudes de derechos de los interesados (DSR), Evaluaciones de impacto de protección de datos (DPIA)y evaluaciones de proveedores.
2. Funciones de colaboración y automatización
La optimización de las operaciones de privacidad de manera eficiente es un objetivo primordial a la hora de seleccionar una plataforma de privacidad. Sin embargo, las decisiones de compra suelen girar en torno a las capacidades de automatización, incluida la cantidad de integraciones o los módulos de descubrimiento de datos disponibles. Con frecuencia, se pasan por alto las funciones que abarcan los elementos de colaboración y la alineación con los objetivos empresariales. Optar por una plataforma diseñada específicamente para la colaboración no solo ahorra tiempo y dinero a las organizaciones, sino que, lo que es más importante, proporciona una mayor visibilidad de los proyectos en curso y garantiza una mejor comunicación entre los equipos empresariales y de privacidad.
Para obtener más información sobre este tema, lee nuestro artículo sobre la colaboración en la gestión de privacidad, donde profundizamos en sus beneficios y ofrecemos consejos para optimizar tu programa de privacidad.
3. Soporte continuo y proactivo
Tener un aliado en tu proveedor es más valioso que solo tener software o herramientas. La frustración de los usuarios puede dispararse si no reciben el soporte necesario y los requisitos de privacidad evolucionan constantemente, por lo que es esencial contar con un servicio de atención al cliente para adaptarse y crecer.
En TrustWorks, brindamos más que un soporte estándar a través de nuestra base de conocimiento y nuestro sistema de atención al cliente. Brindamos un soporte proactivo a través de llamadas quincenales con nuestros expertos en ingeniería, operaciones y cumplimiento normativo, quienes te ayudarán con la configuración de la plataforma y la garantía del cumplimiento. Dispondrás del apoyo personalizado que tu equipo necesita para que tu programa de privacidad y tus operaciones evolucionen de forma continua al siguiente nivel.
Selección del software de gestión de privacidad adecuado
La selección del software de gestión de la privacidad adecuado es fundamental para las organizaciones que desean gestionar la protección de datos y el cumplimiento normativo de forma eficaz. Como líder en privacidad, lo último que quieres hacer es apresurarte a tomar decisiones sin evaluar necesidades específicas, ya que esto suele generar más desafíos durante y después de la implementación.
TrustWorks es más que una simple herramienta de gestión de la privacidad. Además de sólidas funciones de colaboración, una configuración rápida y servicios de migración gratuitos, la plataforma ofrece enfoques mejorados y personalizados, proporcionando un modelo para una gobernanza eficiente de los datos personales y la IA, así como la operacionalización de los programas de privacidad. Además, con el apoyo proactivo de nuestros expertos en privacidad, podrás abordar con confianza el cambiante panorama de las normas de privacidad y las mejores prácticas a largo plazo.
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Pádraig O´Leary, PhD
