El liderazgo en materia de privacidad a menudo se puede apreciar o sentir como un viaje en solitario. Muchas empresas escatiman en la asignación de recursos a la protección de datos, lo que deja a los equipos de privacidad abandonados o aislados.
Cuando la privacidad implica una dependencia de TI, una dependencia excesiva de la información de otro departamento y tasas de respuesta bajas, puede convertirse en un proceso manual tedioso. Sin embargo, la colaboración en la gestión de la privacidad surge como un faro de esperanza para lograr el cumplimiento y la eficiencia operativa.
Este es el primero de una serie de artículos que profundizan en el ámbito de los programas de privacidad colaborativos. En esta introducción, analizaremos los beneficios de la colaboración en la gestión de la privacidad, los elementos básicos de un programa de privacidad colaborativo y cómo se puede aprovechar la tecnología para llevar un programa de privacidad más allá del cumplimiento normativo.
¿Cuáles son los beneficios de un programa de privacidad colaborativo?
La colaboración en la gestión de privacidad va mucho más allá del cumplimiento normativo: implica la creación de sistemas de colaboración sostenibles y la promoción de una Cultura de Privacidad.
Los desafíos varían en función del tipo empresas, desde pequeñas empresas en expansión tecnológica hasta grandes empresas, según los recursos, el tamaño del equipo y la conciencia sobre la privacidad. Sin embargo, la colaboración tiene algunos beneficios clave para cualquier equipo u organización.
- Eficiencia operativa mejorada: La colaboración entre equipos mejora los flujos de trabajo al romper barreras y fomentar el trabajo en equipo, lo que ayuda a los equipos de privacidad a optimizar las operaciones de protección de datos para lograr una mayor eficiencia.
- Gestión de riesgos mejorada: La gestión eficaz de los riesgos depende del trabajo en equipo entre todas las partes interesadas, especialmente los equipos de privacidad, seguridad y TI. Al combinar sus puntos fuertes, estos equipos pueden identificar y abordar de manera más eficaz las posibles amenazas, garantizando la seguridad de los datos confidenciales.
- Visibilidad y transparencia de datos mejoradas: La colaboración eficaz proporciona una mayor visibilidad de los procesos de toda la organización. Esta transparencia no solo garantiza el cumplimiento de las normativas, sino que también genera confianza entre las partes interesadas.
- Innovación y adaptabilidad: Los equipos de privacidad deben adaptarse a los cambios en las normativas, a las amenazas emergentes y a la evolución de las tecnologías. La colaboración fomenta el intercambio de ideas y mejores prácticas, fomentando una cultura de privacidad dentro de la organización.
La colaboración tiene un impacto mayor en tu organización de lo que podrías pensar. Sin ella, se corre el riesgo de perder los registros de las actividades de tratamiento (RAT) y de perder la visibilidad de los datos que procesa tu organización, lo que puede, en última instancia, conducir a sanciones y a una falta de confianza por parte de los consumidores.
Entonces, ¿qué puedes hacer para asegurar el mejor entorno de colaboración?
Los componentes básicos para una colaboración óptima en la gestión de privacidad
A la hora de fomentar el trabajo en equipo en toda la organización, no se trata solo de formalidades, sino de concretar algunos elementos clave que hacen que la colaboración funcione.
- Obtener la aceptación de equipos de liderazgo
Lograr la participación de los líderes empresariales es crucial para fomentar una cultura colaborativa en torno a la privacidad. Cuando los líderes priorizan y respaldan abiertamente los esfuerzos de colaboración, toda la organización comprende la importancia de trabajar juntos para lograr objetivos de privacidad compartidos.
- Establecer canales de comunicación efectivos
Crea canales de comunicación claros y eficientes y aprovecha todas las oportunidades para escribir y hablar sobre la privacidad de los datos: celebrar el Día de la Privacidad de los Datos, difundir las noticias del sector o de la empresa relacionadas con los problemas de privacidad... ¡cuantos más puntos de contacto, mejor!
- Asigna los 'privacy champions'
Designar a los miembros del equipo como defensores de la privacidad puede ayudar a crear conciencia sobre los asuntos de privacidad. Estos miembros abogan por los principios de privacidad en sus equipos, fomentando una cultura de cooperación y responsabilidad.
- Brinda visibilidad a las partes interesadas
Compartir recursos completos y actualizados, como bases de conocimiento y materiales de incorporación, garantiza que las expectativas de privacidad se comuniquen claramente desde el principio. Esto ayuda a los nuevos empleados a ponerse al día y permite al personal existente comprender y cumplir las políticas de privacidad y las buenas prácticas.
- Muestra el valor de la colaboración en materia de privacidad
Al ilustrar periódicamente cómo la colaboración mejora la eficiencia, reduce los riesgos e impulsa el rendimiento general de la organización. Es más probable que las partes interesadas participen activamente en sus esfuerzos de gestión de la privacidad.
Perspectivas de la comunidad de TrustWorks
En nuestros debates en la comunidad de TrustWorks, descubrimos estrategias prácticas para mejorar la colaboración en torno a la privacidad. Estas ideas provienen de experiencias reales de más de doscientos líderes en privacidad y abordan los desafíos a los que se enfrentan los equipos de privacidad en diferentes organizaciones.
--> Mapa de datos eficiente
Colaborar de manera eficiente con los equipos de TI, gobierno y seguridad de la información es crucial para crear un programa de privacidad efectivo. Creando un mapa de datos que abarca sin problemas todos los departamentos, las organizaciones pueden obtener una visión más clara de los flujos de datos y las posibles vulnerabilidades.
--> Incorporación y evaluación de proveedores simplificadas
La comunidad de TrustWorks ha compartido consejos para simplificar los procedimientos de incorporación de proveedores y llevar a cabo las evaluaciones de manera eficaz. Al implementar flujos de trabajo eficientes y aprovechar la tecnología, las organizaciones pueden garantizar que los proveedores cumplen con sus requisitos de privacidad sin causar demoras innecesarias.
--> Implementación de los principios de privacy by design
Una conclusión clave de la comunidad de TrustWorks es la importancia de implementar los principios de privacidad por defecto. Al integrar las consideraciones de privacidad en el diseño y el desarrollo de productos y servicios, las organizaciones pueden minimizar los riesgos de cumplimiento y generar confianza en los clientes. ¿Quieres participar en estos debates? Únase a la comunidad TrustWorks para obtener información y apoyo en tu proceso de gestión de la privacidad.
Aprovechar la tecnología para la colaboración en materia de privacidad
Si bien las plataformas de gestión de la privacidad son cruciales para garantizar el cumplimiento, a menudo suelen priorizar el cumplimiento de los requisitos normativos en lugar de promover la colaboración. Sin embargo, elegir el software de gestión de privacidad adecuado puede mejorar en gran medida la colaboración dentro de los programas de privacidad.
- Integración con las herramientas y los procesos existentes: Al seleccionar un software de gestión de la privacidad, las organizaciones deben priorizar las plataformas que integren sin problemas sus herramientas y procesos existentes, desde herramientas de comunicación hasta programas especializados. Esto garantiza una interrupción mínima de los flujos de trabajo y facilita la colaboración entre los departamentos.
- Cumplimiento de diferentes leyes y reglamentos de privacidad: Una plataforma sólida debería poder adaptarse a los diversos requisitos de privacidad de las diferentes regiones e industrias. Ya se trate del RGPD, la CCPA o las próximas regulaciones, la plataforma debe ofrecer soluciones flexibles para abordar los desafíos de cumplimiento normativo.
- Soporte proactivo y mejores prácticas: Una plataforma integral de gestión de la privacidad va más allá de la mera funcionalidad del software al ofrecer soporte proactivo y compartir las mejores prácticas. Esto incluye proporcionar orientación oportuna, actualizaciones sobre los estándares de la industria y el acceso a un equipo de soporte dedicado.
Además de ofrecer soluciones de software, TrustWorks proporciona asistencia y consejos prácticos para ayudar a las organizaciones a maximizar su plataforma de gestión de la privacidad. Esto incluye plantillas, flujos de trabajo listos para usar y orientación continua de expertos en privacidad. ¿Tu equipo de privacidad busca crear un programa de privacidad más colaborativo? Inscríbete en TrustWorks hoy y transforma tu programa de privacidad en una herramienta colaborativa.
Uniendo fuerzas para una gestión colaborativa de la privacidad
Al concluir nuestro primer análisis del poder de la colaboración en la gestión de la privacidad, queda claro que el trabajo en equipo no es solo algo bueno, sino que es una necesidad. Al adoptar la colaboración a través de las iniciativas mencionadas anteriormente, las organizaciones pueden transformar por completo su enfoque de la protección de datos. Este es solo el comienzo de nuestra exploración de la colaboración en materia de privacidad. Atento a la próxima publicación de nuestra serie, y suscríbete a nuestro newsletter para estar al día!
Krzysztof Szypillo
