CASO DE ÉXITO

La transición de VTEX hacia una gestión de privacidad ágil y scalable

Como líder mundial en comercio digital, VTEX gestiona desafíos importantes de privacidad de datos en múltiples regiones. Para mejorar la eficiencia, automatizar los flujos de trabajo de cumplimiento y garantizar la preparación normativa, VTEX pasó de su herramienta heredada a TrustWorks. El cambio se debió a la necesidad de una solución más escalable e impulsada por la inteligencia artificial que se integrara perfectamente con los sistemas existentes y, al mismo tiempo, redujera las cargas y los costes operativos. Al aprovechar las capacidades innovadoras de TrustWorks, VTEX ha logrado de manera significativa optimizar sus operaciones de privacidad, reducir la carga de trabajo manual, y reforzar su marco de gobernanza de la privacidad y la IA.

Industria:

Plataforma de ecommerce

Región:

Opera a nivel mundial en 43 países. Con sede en las Islas Caimán

Producto:

B2C, B2B, Marketplace, App de Ventas, Pick & Pack, Pipeline de datos, Retail Media, y Security Shield, entre otros

Clientes:

2.4K customers, incluidos Carrefour, Colgate, Motorola, Sony, Stanley Black & Decker, y Whirlpool, con 3.400 tiendas onlines activas

Tamaño:

1.300+ empleados

Gestión de la privacidad y gobernanza de IA en VTEX

Con un creciente necesidad de una gestión del cumplimiento eficiente, y después de lidiar varios años con una gran carga operativa que su anterior herramienta de privacidad no lograba eliminar, VTEX buscó una plataforma de gestión de la privacidad que pudiera escalar con su negocio. La empresa necesitaba automatización en el mapeo de datos, el manejo de DSRs (o derechos de los interesados) y la gobernanza de la IA para mantenerse al día en la evolución constante de las distintas regulaciones. TrustWorks proporcionó la solución ideal, ya que permitió a VTEX integrar la privacidad sin problemas en su ecosistema digital y, al mismo tiempo, abordar de manera proactiva los requisitos reglamentarios.

«La simplicidad de TrustWorks nos llamó la atención desde el inicio. Las funcionalidades impulsadas por la IA y la automatización han transformado nuestras operaciones de privacidad, reduciendo nuestra carga de trabajo y mejorando la eficiencia en todos los ámbitos».

Renan Sancho

Privacy PMO & Corporate Lawyer at VTEX

RETOS

SOLUCIONES

CHALLENGE:

Dificultad para mantener RAT actualizado
Mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT o ROPA en inglés) que fuera consistente y preciso, consumía mucho tiempo y requería un esfuerzo manual significativo.

SOLUTION:

Gestión automatizada de RAT
TrustWorks se integró perfectamente en el ecosistema de VTEX para automatizar todas las actualizaciones de actividades de tratamiento, lo que redujo drásticamente el tiempo requerido por parte del equipo de privacidad.

CHALLENGE:

Falta de automatización para el manejo de los DSR
El procesamiento manual de los derechos de los interesados (DSR) ralentizó los tiempos de respuesta y desvió los recursos del equipo de privacidad de las iniciativas estratégicas.

SOLUTION:

Flujos de trabajo de DSR automatizados y eficientes
VTEX implementó flujos de trabajo personalizados con TrustWorks, lo que automatizó el cumplimiento de los derechos de los interesados y sus correspondientes solicitudes. Esto mejoró la agilidad de respuesta y, al mismo tiempo, permitió al equipo de privacidad centrarse en tareas de mayor valor estratégico.

CHALLENGE:

Mapa de datos manual y falta de información sobre privacidad
La identificación y la gestión de datos entre herramientas y proveedores era un proceso manual que requería mucho tiempo y limitaba la gestión proactiva de riesgos.

SOLUTION:

Mapa de datos en tiempo real e información útil para la toma de decisiones
‍TrustWorks permitió el mapeo de datos en tiempo real y proporcionó recomendaciones prácticas basadas en la IA para optimizar las descripciones del tratamiento, las bases legales y los períodos de retención, lo que redujo significativamente el esfuerzo manual.

CHALLENGE:

Poca visibilidad sobre las herramientas de IA y el tratamiento interno de datos
VTEX no tenía una visión clara de las herramientas de IA que se estaban utilizando en toda la empresa.

SOLUTION:

Orientación clara sobre proyectos y aplicaciones internas
La solución de gobernanza de IA de TrustWorks analizó el ecosistema de VTEX, con una orientación detallada sobre cómo se estaba utilizando la IA, mejorando la visibilidad y ofreciendo medidas de mitigación proactiva de los riesgos identificados.

Impacto y resultados

La transición a TrustWorks generó eficiencias y mejoras operativas inmediatas, lo que garantizó una migración fluida y, al mismo tiempo, redujo los esfuerzos manuales para gestionar las solicitudes de los interesados.

Migración sin fricciones en solo 2 semanas: Una transición fluida desde la herramienta anterior, que garantizó que las operaciones de cumplimiento no se interrumpieran y, al mismo tiempo, incorporó con éxito a todas las partes interesadas de la compañía.
Reducción inmediata de las tareas manuales a partir de la semana 2: A pesar de la complejidad de trabajar con equipos autónomos y distribuidos de diferentes maneras, la automatización y los procesos simplificados redujeron significativamente la carga de trabajo manual, especialmente en relación con el cumplimiento de los DSARs, lo que mejoró la eficiencia y los tiempos de respuesta en las primeras etapas de la implementación.

Siguientes pasos

VTEX ahora se centra en potenciar el módulo de Gobernanza de la IA de TrustWorks para mantenerse a la vanguardia de las regulaciones mundiales sobre inteligencia artificial. Con operaciones en la UE, VTEX está 100% preparado para cumplir con la Ley de IA de la UE, al tiempo que aborda un hito importante en Brasil con el proyecto de ley de IA recientemente aprobado, que establece los derechos y obligaciones de los desarrolladores, implementadores y distribuidores de sistemas de IA.

Esta iniciativa tiene como objetivo garantizar una adopción eficiente y responsable de la IA en los equipos de VTEX, superando al mismo tiempo los requisitos regulatorios. El enfoque estará en utilizar el marco de gobernanza de IA de TrustWorks para respaldar las aplicaciones de IA y los modelos de aprendizaje automático utilizados en VTEX, asegurando el cumplimiento de las regulaciones emergentes y fomentando la innovación.