O Conselho Europeu de Proteção de Dados (EDPB) lançou um Quadro Coordenado de Execução para 2025 com foco no direito do GDPR de ser esquecido/direito de apagar. Isso significa que as autoridades de proteção de dados (DPAs) em toda a Europa conduzirão investigações e avaliarão como as organizações lidam com as solicitações de exclusão de dados e se elas cumprem os requisitos legais. As autoridades de proteção de toda a UE participarão de investigações formais ou lançarão investigações para averiguar entidades de vários setores econômicos.
Se você está lutando para provar que seus processos são robustos, agora é a hora de agir. Com base em investigações anteriores, aqui estão cinco problemas comuns que as organizações enfrentam ao atender às solicitações de exclusão:
1. Vários canais de entrada não sincronizados com o Registro de DSRs
Os clientes podem solicitar a exclusão de dados por meio de vários canais — e-mail, formulários de suporte ao cliente, interfaces de aplicativos e bate-papo on-line — mas sem um registro centralizado, é quase impossível garantir que todas as solicitações sejam rastreadas e atendidas adequadamente. Se você não conseguir demonstrar uma fonte confiável de verdade, sua organização corre o risco de não estar em conformidade quando os DPAs solicitam evidências.
2. Entregando o processo de DSR às equipes de suporte ao cliente
As equipes de suporte ao cliente geralmente são as primeiras a receber solicitações de exclusão, mas sem as ferramentas e o treinamento certos, elas podem ter dificuldade em lidar com elas corretamente. A falta de fluxos de trabalho claros e rastreamento centralizado pode levar a solicitações perdidas ou processadas incorretamente, aumentando os riscos de conformidade.
3. A exclusão manual de dados leva ao erro humano e à não conformidade
A exclusão manual de dados em vários sistemas é demorada e propensa a erros. Exclusões inconsistentes ou registros negligenciados podem levar a situações em que os dados do cliente permaneçam acessíveis quando não deveriam. Isso não apenas viola as obrigações do GDPR, mas também pode expor sua organização a ações de fiscalização e multas.
4. Falha na atualização dos processos à medida que os cenários de TI e aplicativos evoluem
As organizações frequentemente atualizam ou integram novos sistemas, mas não integrá-los aos processos de exclusão de dados pode levar a lacunas de conformidade. Se um sistema recém-implementado não for contabilizado nos fluxos de trabalho de eliminação, os dados pessoais podem permanecer acessíveis inadvertidamente, dificultando a demonstração da conformidade durante uma investigação do DPA.
5. Desalinhamento com RoPA e mapeamento de dados
Seu registro de atividades de processamento (RoPA) e o mapa de dados devem estar estreitamente alinhados com seus processos de exclusão. Se esses documentos fundamentais não refletirem com precisão como os dados pessoais são processados e apagados, isso pode criar inconsistências que tornam as auditorias de conformidade mais desafiadoras.
Como a TrustWorks pode ajudar você a se manter à frente das investigações do DPA
Na TrustWorks, ajudamos as organizações a controlar seus processos de direitos dos titulares de dados (DSR), garantindo que estejam prontas para auditoria e em conformidade com o direito de exclusão do GDPR. Nossa plataforma oferece:
- Um sistema de gerenciamento de DSR centralizado para rastrear e atender às solicitações de exclusão em todos os canais de entrada.
- Fluxos de trabalho de eliminação automatizados para reduzir a dependência de processos manuais e eliminar o erro humano.
- Monitoramento e atualizações contínuos para garantir que seu programa de conformidade se adapte aos cenários de TI em evolução.
- Integração perfeita de RoPA e mapa de dados para que seu inventário de dados permaneça alinhado aos processos de atendimento do DSR.
Com a ação de fiscalização da EDPB em andamento, as organizações precisam agir rapidamente para garantir que possam demonstrar conformidade.
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